Saksbehandlere i Aktiv kommune kan få varsel ved nye søknader og ved endringer (nye kommentarer) i eksisterende søknader. NB! Det er kun superbrukere i Aktiv kommune som kan legge inn disse innstillingene for de aktuelle saksbehandlere. (Eventuelt de saksbehandlere som har fått tilgang til «Innstillinger» i backend). For å motta varsel om nye søknader på epost må følgende gjøres: Søk Les mer…
Hvis du ikke kan stille til ditt arrangement så må du gi beskjed til utleier så fort du kan. Dette for å unngå eventuell fakturering, men også for å gjøre tiden tilgjengelig for andre. VIKTIG: Sjekk alltid prisbetingelser og avbestillingsvilkår på din booking. For å avbestille/kansellere en enkeltbooking gjør du Les mer…
Til et utleieobjekt (en ressurs) må det defineres/knyttes til en sesong. En sesong er et gitt tidsrom som utleieobjektet/ressursen kan leies eller lånes ut. Det opprettes en sesong for hver ressursgruppe (bygg/anlegg), og sesongene varierer derfor fra ressursgruppe til ressursgruppe. En sesong har gjerne ulik oppstart og varighet. Det er Les mer…
En saksbehandler i Aktiv kommune skal i hovedsak kunne gjøre følgende oppgaver: motta og behandle søknader om leie, herunder: godkjenne søknader som er OK avklare og/eller justere søknader om nødvendig (i dialog med søker) avslå søknader – gitt prioriteringsliste, utleiereglement etc. opprette arrangementer og/eller faste tildelinger (og en skjelden gang Les mer…
Som representant (delegat) tilknyttet et lag/ en organisasjon kan du gjøre følgende i Aktiv kommune: fordele treningstider mellom ulike grupper/lag som er tilknyttet idrettslaget (les mer om interntildelinger her) søke om leietid av lokaler/anlegg avbestille leietid som ikke skal brukes få enkel oversikt over tilgjengelige/ledige leieobjekter (ressurser) se, og eventuelt korrigere Les mer…
Oppbygning i Aktiv kommune, lokale forhold og utleieprosessen Før Aktiv kommune kan tas i bruk må det opprettes en del grunndata. For å kunne gjøre dette på beste måte er det viktig at superbruker/systemadministrator kjenner til hovedprosessene i kommunens utleieprosess, og samtidig forstår oppsettet og strukturen i Aktiv kommune, og Les mer…
Forberedelser – Brukeravtale Før din kommune kan ta i bruke Aktiv kommune, må kommunen din ha opprettet en brukeravtale med Stavanger kommune. Du kan kontakte Mariann Strandvåg i Stavanger kommune på epost: mstrandvag@stavanger.kommune.no Om det er aktuelt vil hun sende dere nødvendig informasjon og et utkast til brukeravtale mellom Aktiv Les mer…
En superbruker i Aktiv kommune har fått tildelt utvidede rettigheter i systemet for å kunne bestemme og justere på ulike innstillinger i systemet. I prinsippet har en administrator tilgang til alle innstillinger i systemet, men for å redusere antall kommandovalg ( i venstremenyen) , og ikke minst redusere risikoen for Les mer…
En tildeling er i Aktiv kommune et leieforhold som gjentas regelmessing – vanligvis hver uke innenfor en sesong. Det opprettes vanligvis en sesong for hver ressursgruppe (bygg/anlegg). En sesong har alltid en gyldiget innenfor en fra/til dato, og må også ha minimum en rammetid (ukedag; med fra og til klokkeslett. Les mer…
Hvordan legge til et nytt arrangement Gå til: BOOKING => SØKNADER => ARRANGEMENTER. Velg «Ny» for å opprette nytt arrangement Du må legge inn følgende for å få lagre: 1. Aktiviteter2. Navn på arrangement3. Arrangør4. Bygg/anlegg(velg fra nedtrekksmeny)5. Ressurs(lokalet i bygget som skal leies)6. Dato/klokkeslett(man kan legge til flere datoer Les mer…