Opprette bygg i eiendomsmodulen og bookingmodulen

Har du allerede opprettet en eiendom som bygget skal tilhøre så kan du hoppe ned til Opprette bygg i eiendomsmodulen.

1. Opprette eiendom i eiendomsmodulen

Før et bygg kan opprettes må det være lagt til en eiendom. Dette skjer som regel ved at vi leser inn et excel ark som hver kommune har fått tilsendt i forkant av implementeringen.

Før en legger inn eiendom og bygg er det viktig at ligger inne en gateadresse hvor bygget ligger, og sjekke at bydelen bygget tilhører ligger inne. Dette gjøres her:

Administrasjon – Eiendom – Administrer lokalisering

Område: Se at riktig område ligger inne.
Bydel: Se at bydel ligger inne, hvis ikke opprett ny.
Gateadresse: Se at gateadresse ligger inne, hvis ikke opprett ny.


Eiendom – Lokasjon – Eiendom (property) Fyll ut informasjonen:  

1. Eiendom(property) er lokasjonskoden som byggavdeling har på eiendom. Dette kan også lages som et eget løpenummer
2. Navn. Her skriver du navnet på eiendommen.
3. Kategori skal stå på Kategori 1 eller det som er lagt inn for din instans. Den skal ikke stå på Utgått.
4. Eier skal være det som instansen har lagt inn som eier(i fleste tilfeller Eier1)
5. Status skal settes til OK
   

Neste steg er å legge til bygg tilhørende eiendom.  

2. Opprette bygg i eiendomsmodulen Et fysisk bygg må også knyttes til eiendommen. Grunnen til dette er at en eiendom kan ha flere bygg på seg som skal benyttes i Aktiv kommune.

Eiendom – Lokasjon – Bygning

For å registrere et nytt bygg klikker du på NY.

1. Eiendom. Klikk i feltet og du får opp hvilken eiendom du ønsker å opprette bygning på. Velg denne.
2. Bygning. Nummer på bygning. Dette kan være et løpenummer, men skal aller helst være samme (unike) kode som eiendomsavdelingen i din kommune har på det aktuelle bygget. 
3. Navn. Dette er navnet på bygningen.
4. Kategori settes til Kategori 1(det som er gjeldende for din instans).
5. Klikk i adressefeltet og legg til riktig adresse fra forslagslisten.
6. Status settes på OK.
   
   Resten av feltene kan stå tomme, og har ikke noen verdi i bookingsammenheng.
   

3. Opprette ressursgruppe i bookingmodulen For å opprette en ressursgruppe (det vil si bygg, anlegg eller utstyrsgrupper) i selve bookingmodulen, må du bruke denne kommandoen: 

Booking – Bygg/anlegg – Bygg/anlegg

Velg ny.

1. Her fyller du inn lokasjonskoden på aktuelle bygget. Merk: Viktig at du her velger riktig bygg hvis det er flere på samme eiendom.
2. Dobbeltsjekk at informasjonen som hentes stemmer overens.
3. Sett riktig hovedaktivitet på bygget.

Det finnes flere linjer med informasjon som kan fylles ut nå eller senere. En kan alltid gå inn å endre på tekst, legge til dokumenter som bilde til bygg eller utleiereglement.