Noen viktige innstillinger for en ressursgruppe (bygg/anlegg)

Etter at en ressursgruppe (et konkret bygg/anlegg) er opprettet, så må superbruker/saksbehandler ta stilling til hvilke tjenester som skal gjelde (være aktive) for utleieobjektene i den aktuelle ressursgruppen. Følgende tjenester og visninger må avklares internt i kommunen:

1. Skal det være mulig å sende søknad på denne ressursgruppen? Det kan i enkelte sesonger være uaktuelt å leie ut lokalet/anlegget (f.eks. på grunn av ombygging). For å vise at lokalet er «stengt» eller fullbooket osv, så kan det være aktuelt å skru av muligheten for å sende søknader på aktuelt utleieobjekt.
2. Skal kalenderen være synlig i frontend? Det er mulig å ta bort kalendervisning i frontend. I skrivende stund har vi ingen gode eksempler for hvorfor kalender ikke skal være synlig, men muligheten ligger klar ved behov.
3. Skal det være mulig å sende melding til byggforvalter fra frontend? Fra siden som omtaler ressursgruppen (bygget/anlegget) er det mulig for publikum å sende en melding til saksbehandler for bygg/anlegg. Det viser seg at meldinger som blir sendt i flere tilfeller ikke er til rett person, eller kommunen har kanskje ikke gode nok rutiner på å lese og svare på disse meldingene. I utgangspunktet anbefaler vi derfor å «skru av» denne muligheten for publikum. Det er mulig at dette endres i kommende versjoner av Aktiv kommune gjennom at funksjonaliteten blir bedre.

Selv om det er mulig å ha ulike innstillinger for de enkelte ressursgruppene, så anbefaler vi at alle ressursgrupper i utgangspunktet har de samme innstillinger

For å gjøre disse endringene, og sette rette innstillinger gjør du følgende i backend av systemet: Velg kommandoen BOOKING- >BYGG/ANLEGG Velg den konkrete ressursgruppen (bygg/anlegg) som du vil endre på (Under kolonnen Bygg/anlegg: Trykk på navnet på ressursgruppen (blå lenke)) En ny side (som har faneoverskriften «Vis bygning»)dukker opp.
Skroll helt ned på denne siden. Trykk på knappen «Endre»
Følgende side dukker opp:

Gjør de endringer du mener skal gjelde for dette bygget/anlegget. Anbefalte innstillinger på de tre områdene nevnt over er disse:

Men det er fullt mulig å ha andre valg her!

NB! Om din kommune velger å ta i bruk muligheten for å sende meldinger, så må dere lage en rutine på lese og svare på meldingene. Meldingene finner saksbehandler ved å velge kommandoen: BOOKING -> MELDINGER, og velg deretter de filter du vil søke på (Status, type, bygg, alle/dine)

Husk å trykke «LAGRE» til slutt.