Oppdateringer i Aktiv kommune

Oppdateringer høsten 2021:

Her er noen av oppdaterinene som er kommet i løpet av høsten 2021:

Mulighet for å sende ut SMS-varsel til registrerte deltakere både i forkant og etterkant av arrangementer/tildelinger

Det er utviklet en mer komplett løsning for deltakerregistrering og varsling om smitte knyttet til gjennomføring av arrangementer/tildelinger. Det nye er at saksbehandler enkelt og effektivt kan sende ut varsel på SMS. Høsten 2020 ble det laget funksjonalitet der saksbehandler (på vegne av arrangør) kan sette opp deltakerregistrering med QR-kode-registrering, håndtering av maksimalt antall deltakere – se «Oppdateringer høsten 2020 og «Deltakerregistrering»).

• Det nye nå er at man via Aktiv kommune i tillegg kan sende SMS-varsel til registrerte deltakere, både i forkant og etterkant av et arrangement.

Eksempel på skjermbilde i backend:

• Ta kontakt med Stavanger kommune om det er aktuelt for din kommune å aktivere SMS-utsending fra Aktiv kommune.

Filtrering på saksbehandlere, både for søknader og for bygg/anlegg

Etter hvert som søknadene blir mange, eller byggene/anleggene dere har utleie på blir mange, så kan det være greit å filtrere vekk søknader og/eller bygg/anlegg.

• Det er derfor laget nye filtreringsfunksjoner i backend knyttet til saksbehandlere.

Eksempel på filtrering for søknader:

Mer informasjon lagt inn på informasjonstavle-visning

Det er lagt inn mer informasjon på informasjonstavlevisningen.

• For arrangementer vises «navn på arrangement»
• For tildelinger kommer navn på organisasjon opp.
• For interntildelinger kommer navn på (under)gruppe til organisasjon opp

Det er også mulig å plukke ut enkeltressurser (utleieobjekter) for visning på informasjonstavler, se flere muligheter på Aktiv kommune sin side om informasjonstavler.

Utvikling av direkte betaling via VIPPS

Fra før tilbyr Aktiv kommune mulighet for å levere fakturafiler til følgende økonomisystemer:

• UBW Økonomi (Agresso)

• VISMA

• FACTUM

Flere kommuner har etterspurt mulighet for å kunne ta forhåndsbetalt for utleie, og i høst har vi arbeidet med å utvikle en betalingsløsning knyttet til VIPPS. I backend er det derfor tilrettelagt for å legge inn «Artikkel», «Tjeneste» og «Momskoder»(!accounting tax). Disse skal brukes i de tilfeller dere ønsker å tilby/kreve forhåndsbetaling for enkelte utleieforhold. Det skal også bli mulig å ta betalt for tilleggstjenester som for eksempel renhold, rydding, innleie av lydtekniker i tillegg til selve husleien.

• Stavanger kommune vil på nyåret teste den nye funksjonaliteten ut i en pilot, og i etterkant av piloten vil vi legge ut oppdatert informasjon om hva som skal til for at en kommune kan ta i bruk VIPPS i Aktiv kommune.

• Det gjenstår også å oversette engelske ord og uttrykk knyttet til VIPPS-betalingene.

Se foreløpige skjermbilder via kommandoen: BOOKING -> !commerce

På lengre sikt tar vi sikte på å kunne tilby nettbetaling via kort også, i tillegg til VIPPS.

Oppdatering sommer 2021:

For at den nye filtreringen og visning av ledige utleie objekter skal fungere optimalt så må vi oppdatere ressurskategoriene. Det er også tilgjengelig en videosnutt som illustrerer dette.

Inn på Administrasjon – Booking – Ressurskategorier er det kommet to nye toppnivå som heter Lokale og Utstyr. Dere vil se at ressurskategoriene som allerede er lagt inn ligger der, men de må kobles til et toppnivå for at filtrering på forsiden skal fungere.

Klikk dermed inn på de andre ressurskategoriene å koble dem til enten Lokale eller Utstyr. Det kan også opprettes nytt toppnivå ved å velge NY, skrive inn f. eks Anlegg, og la overordnet gruppe stå tom.

Når alle ressurskategoriene er plassert under et toppnivå så må hver utleieressurs i Aktiv kommune oppdateres.

Gå inn på Booking – Bygg/anlegg – Ressurser Klikk inn på en ressurs og du ser at ressurskategorien enten er tom eller har ordet «Lokale» knyttet til seg. Klikk «endre» og velg den ressurskategorien som passer til utleieobjektet. Dette må gjøres på alle ressurser og blir en klikkejobb

Filopplastning Det er også en ny sikkerhetsfunksjon i opplastning av vedlegg i søknad. Denne må slås på hvis din instans/kommune ønsker å ha denne filopplastningsfunksjonen. Det gjøres ved å gå inn på Administrasjon – Booking – Konfigurasjon Nederst huker dere av YES om denne funksjonen skal være der.

Oppdateringer høsten 2020:

I løpet av høsten 2020 er følgende funksjonalitet justert i Aktiv kommune:

• «Deltakerregistrering» for arrangementer og aktiviteter (tildelinger/interntildelinger) På grunn av koronasituasjonen har flere kommuner etterspurt en løsning for å registrere deltakere på et arrangement eller en aktivitet (tildeling/interntildeling). Det er derfor laget en «Deltakerregistrering» som kan benyttes av kommunene. Det er tre måter å sette begrensninger for «maksimalt antall deltakere» – og som kan brukes i ulike situasjoner. Brukerveileder for superbruker er å finne i Teams (Stavanger) – NB! Skjermbilder er ikke oppdatert i den dokumentasjonen. Mulighet for å koble på SMS-meldinger. NB! Ta kontakt med Aktiv kommune- gjengen i Stavanger kommune dersom det er aktuelt for din kommune å ha dette.
• Justering på direkte booking/ forenklet bestilling. Det er også blitt mulig å ha timesbaserte leieperioder på det som kalles «forenklet bestilling» (se siste eksempel i veileder på Teams/Stavanger). Før var det bare mulig å ha leieperioder som varte hele dager/datoer.
• Leievilkår/juridiske dokument kommer med som vedlegg i epost som sendes ut fra systemet til leietaker (søker) – når en søknad er godkjent.
• Mulighet for arkivering av PDF-dokumenter som er generert i Aktiv kommune til eksterne arkivsystemer ( i første omgang bare til Public 360). Mulighet for geointegrasjon.
• Justering av kode slik at Aktiv kommune støttes av siste versjon av PHP (versjon 8)
• Fakturering. Det er laget et mer allsidig oppsett for generering av faktureringsgrunnlag (fakturafil) fra Aktiv kommune og mot kommunens økonomisystem. Det skal nå være enklere for kommuner som bruker økonomisystemet «UBW Økonomi» (tidligere Agresso) å sette opp konteringsdimensjoner og konteringsstrenger. Dette skal i prinsippet gjøre det enklere for kommuner som bruker VISMA sitt økonomisystem, men dette er ikke testet ut i praksis. Endringene finner du på skjermbildet til kommandoen:
  • BOOKING-> INNSTILLINGER -> KONTERINGSDIMENSJONER

Juni 2020 – detaljer i Teams

NB! Klikk på overskriften for detaljer. NB! Kun kommunens superbrukere vil ha tilgang til detaljene. Se spesielt kolonnene K, L og M i excel-arket:

• Ny søknadsstatus lagt inn i backend: Alle søknader som ikke er fullført av søker er tilgjengelig for saksbehandler.

• Feilretting og justering av epost-melding til driftsansvarlig for bygget – for de kommuner som benytter dette: Øygarden, (Stavanger)
• Nye felt i organisasjonsoversikten (aktivitet, område/bydel, postnr)
• Hindre dobbeltbookinger for utleieobjekt som har automatisk søknadsbehandling.

Mars 2020 – detaljer i Teams

NB! Klikk på overskriften for detaljer. Kun kommunens superbrukere vil ha tilgang til detaljene. Se spesielt kolonnene K, L og M i excel-arket::

• Mulighet for saksbehandler å få epost-varsel når det har kommet inn nye søknader eller kommentar til eksisterende søknad tilknyttet et bygg/anlegg
• Mulighet for at utvalgte utleieobjekter (ressurser) kan settes opp med:
  • Direkte booking (automatisk saksbehandling)
  • Forenklet søknad (søker trenger ikke fylle ut så mange felt i søknaden)
  • Opprette faste utleieperioder (dager, uker)
• Tips om bruk av Aktiv kommune i korona-/ virustider
• Første utgave av «Min side» for innbygger, der innbygger kan:
  • oppdatere kontaktinformasjon
  • se søknadsoversikt/status
  • få oversikt over eventuelle fakturaer